FAQ

Veiligheid is ontzettend belangrijk, één van de belangrijkste redenen waarom het platform van Cotembo is ontstaan: een kopie van een paspoort per mail versturen en in een mailbox bewaren is ontzettend onveilig. Daarom gebeurt dit bij Cotembo in een beveiligde omgeving.

Inloggen op Cotembo gebeurt met tweestapsverificatie: een combinatie van gebruikersnaam en wachtwoord met bijvoorbeeld Google Authenticator. De data die vervolgens via ons platform loopt behandelen wij zoals beschreven in onze Algemene Voorwaarden en Privacy Policy.
De infrastructuur van Cotembo is gebouwd op AWS (Amazon) en staat in Frankfurt (Duitsland, Europa). Alle gebruikersgegevens worden opgeslagen in de AWS RDS-database service, waar alles veilig wordt bewaard. Toegang tot de database is alleen mogelijk vanuit het interne AWS-netwerk. De beveiligingsaspecten worden afgehandeld door AWS zelf en voldoen aan verschillende ISO-normen.

Meer informatie is te vinden via AWS RDS-beveiliging en AWS ISO 27001.

Ja, de cliëntdossiers blijven altijd eigendom van het kantoor.

De wettelijke bewaartermijn bedraagt 5 jaar, meer informatie hierover is terug te vinden op de website van onder andere de Belastingdienst. Alle informatie wordt encrypted opgeslagen.

Behalve de feiten kennen die worden meegegeven vanuit de wet- en regelgeving is ervaring een belangrijke raadgever in het vraagstuk omtrent de Wwft. Omdat er vooral richtlijnen worden meegegeven, groeit de kennis vooral in de praktijk: de toezichthouder en andere poortwachters dienen als toetsingsmechanisme, zodat iedereen op één lijn zit in de strijd tegen witwassen, fraude en terrorismefinanciering.

Die ervaring hebben wij de afgelopen jaren in diverse rollen en bij diverse bedrijven. Zo heeft The KYC Company een begeleidende rol in de gesprekken tussen banken en De Nederlandse Bank (DNB). Tevens hebben we vele data-integratietrajecten begeleid bij o.a. assurantietussenpersonen, accountancykantoren, vastgoedorganisaties, advocaten- en notariskantoren en financiële instellingen.

Kijk voor meer informatie over The KYC Company op hun website.

De juiste vragen stellen en vanuit één plek werken werkt het optimaalst wanneer de gehele organisatie (en dan bedoelen we ook echt de gehele organisatie) meewerkt en hetzelfde beleid en dezelfde procedures hanteert en naleeft. Middels inventarisatiegesprekken en consultancy helpen wij bij het neerzetten van een goed fundament zodat daarna ons product optimaal benut kan worden.

Cotembo is in 2022 ontstaan, vanuit een bepaalde gedachte en ondersteund door klantgesprekken. Dit zal in de toekomst niet anders zijn, het product moet werken voor de gebruiker dus gaan wij over alle wensen in gesprek. Belangrijk is om hier een onderscheid te maken tussen must-haves en nice-to-haves. Onderdelen die essentieel zijn en ook breed gedragen worden (intern en onder klanten) komen op de agenda. Hiermee werken we toe naar een gestandaardiseerde oplossing waarbij de kern, de sectorspecifieke vragen in de vragenlijst, altijd aanpasbaar is.

Er zijn verschillende mogelijkheden om maatregelen te treffen. (1) Van personen en/of organisaties die onderdeel uitmaken van een onderzoek kan de monitorfrequentie worden opgeschroefd van bijvoorbeeld jaarlijks naar maandelijks. Verder (2) kunnen vragen worden toegevoegd aan het initiële onderzoek die enkel worden getoond zodra ergens anders een risicoverhogend antwoord gegeven wordt. Ook kunnen we ervoor kiezen om (3) een verscherpte vragenlijst te creëren die na afronding van het initiële onderzoek wordt aangehaald.

We richten de vragenlijst en risicoscoring zodanig in, dat deze optimaal aansluiten op het kantoorbeleid. Dat kan ertoe leiden dat er extra kantoorvragen worden toegevoegd aan de standaard Cotembo vragenlijst. Cotembo is zo opgezet, dat dit zeer eenvoudig toe te voegen is, nu en bij toekomstige aanpassingen van het kantoorbeleid.

Ja, dat is mogelijk.

Heel eenvoudig. Wij leveren een default vragenset, die schaven we samen tot het gewenste eindresultaat. Als tussentijds blijkt dat woorden/onderwerpen meer toelichting vragen, dan passen we dat direct aan.

Ja, dit is mogelijk.

Ja. De bronnen die we onder andere gebruiken: sanctielijsten (bronnenlijsten zijn beschikbaar), handhavingsbesluiten, PEP-lijsten (onder andere PEP Desk van info4c, die ook door de AFM wordt gebruikt), negatieve berichtgeving (minimaal de top 200 mediabronnen per jurisdictie) en ICIJ-leaks. De screening verloopt via Pascal van Vartion: https://pascal.vartion.com/.

Cotembo neemt jullie bij de hand door het gehele proces. Na het aanmaken van een case kiezen jullie de vragenlijst voor een natuurlijk- of rechtspersoon. Daarna volgen er een aantal vragen, de eerste in het kader van de Sanctiewet en middels een beslisboom bepalen we op basis van de af te nemen dienst of meer vragen moeten worden gesteld in het kader van de Wwft. Die beslisboom definiëren we samen met de klant. Alle antwoorden zijn op de achtergrond gelabeld met een risico (laag, medium, hoog of onacceptabel), zo ook de hit op één van de lijsten. Bij een volgende review (periodiek of naar aanleiding van een gebeurtenis) kan een hertoets gedaan worden om te zien of er iets veranderd is. Zodra de case is afgerond wordt in het assessment de risico’s (en het overall risico) gecommuniceerd (ook terug te zien in een samenvatting).

Wij sturen een melding per e-mail naar de eigenaar van een case zodra de reviewtermijn is verstreken. Mocht er een review nodig zijn vanwege een “event” dan is dat ook mogelijk, druk simpelweg op de reviewknop en een nieuwe case wordt aangemaakt. Alle informatie wordt gekopieerd naar de nieuwe case en de oude wordt afgesloten (en alle informatie in deze case wordt bewaard!). Zo hoeft enkel de gewijzigde informatie te worden vernieuwd.

Dat is zo, tevens kan aangegeven worden hoe vaak we dienen te toetsen.

Dat is mogelijk. Zodra er een “event” zich voordoet (iemand uit de cliëntportefeuille komt bijvoorbeeld op een sanctielijst terecht), wordt de originele case afgesloten en wordt er een nieuwe case aan vastgekoppeld waar de mutatie zichtbaar in is. De beheerder van deze cliënt ontvangt een e-mail met een link en kan direct naar de mutatie springen voor constatering en beoordeling.

Een eenvoudige vragenlijst welke via een gepersonaliseerde link te benaderen is vanuit de webbrowser. Aangeleverde informatie komt centraal in onze omgeving samen waarbij op achtergrond het risico gecalculeerd wordt. Zodra alle informatie aangeleverd is, wordt de link onbenaderbaar en kan een cliënt geen informatie meer aanpassen.

De cliënt ontvangt de vragen die kantoor heeft geselecteerd voor de cliënt. De cliënt beantwoordt deze rechtstreeks in het Cotembo dossier, zodat deze ook direct kunnen worden ingezien door kantoor.

De vragen die wij opnemen in de vragenlijst zijn in samenspraak met kantoor opgesteld en sluiten aan op het eigen kantoorbeleid, uiteraard starten we met een default voorzet vanuit Cotembo. Indien cliënten hier opmerkingen of vragen over hebben kan (de contactpersoon van) kantoor worden geraadpleegd. Aangeleverde informatie wordt vervolgens dus centraal verzameld welke zichtbaar is in een samenvatting, assessment en audit trail.

Dat is niet nodig, er wordt op basis van het opgegeven e-mailadres een token gecreëerd welke wordt verwerkt in een persoonlijke link. Deze is door de cliënt te openen. De enige mogelijkheid die de cliënt heeft is het aanleveren van informatie.

Voor elke cliënt is een samenvatting en assessment beschikbaar. Hierin is duidelijk te zien welke antwoorden nog ontbreken. Antwoorden kunnen gegeven worden door zowel cliënt, advocaat/notaris of collega.

Dat is mogelijk, frequentie en aantal herinneringen kunnen we vooraf inregelen.

Dat kan. De laatste case, inclusief opgehaalde informatie, kan worden gekopieerd zodat alles hergebruikt kan worden.

Elke user met toegang tot het platform krijgt een eigen set aan rechten. Op hoofdlijnen onderscheiden we nu 4 rollen, deze zijn makkelijk uit te breiden of in te perken. We kunnen de autorisaties helder gescheiden inrichten. Het is mogelijk om advocaat en secretariaat aan een dossier te koppelen, maar de beoordeling en acceptatie alleen door specifieke rollen (zoals advocaat of signatory) te laten plaatsvinden. Uiteraard gebeurt dit allemaal in en vanuit het platform.

In Cotembo is inzichtelijk wie wanneer wat heeft ingezien en gedaan. Dat gebeurt online real-time op het platform.

Die is beschikbaar, individueel en op organisatieniveau. Tevens uit te draaien in CSV.

Cotembo stuurt relevante informatie door naar Legalsense, denk aan: bedrijfsinformatie, vertegenwoordigers, UBO’s en totaalrisico. Daarnaast worden cliënten en matters automatisch aangemaakt, ook bij toekomstige reviews. Een API is dynamisch waardoor we eenvoudig nieuwe triggers kunnen toevoegen, bijvoorbeeld het tegenhouden van het schrijven van declarabele uren zolang de risicobepaling niet is afgerond.

Cliënten en dossiers worden automatisch aangemaakt en gesynchroniseerd, en relevante informatie zoals bedrijfsgegevens en het totaalrisico wordt doorgestuurd naar het juiste dossier. Zo hoeft niets dubbel te worden ingevoerd, ook niet bij toekomstige reviews.

Ja, het handelsregister is rechtstreeks via de Kamer van Koophandel (KVK) gekoppeld.

Als we een technische koppeling (API) kunnen maken dan is dit zeker mogelijk. Op dit moment is deze niet beschikbaar bij de KVK, vervolgens is het de vraag of die beschikbaar wordt voor (1) ophalen, (2) terugmelden of (3) beide.

Die is er nog niet maar staat wel op de roadmap, wij zijn hierover in gesprek met enkele partijen. We willen namelijk meelopen op deze wet- en regelgeving vanuit de EU: de Europese digitale identiteit (ID-wallet).

Dat is efficiënt, maar vooral een veilig en goed antwoord in de strijd tegen identiteitsfraude.